Составление писем запросов


Как правильно написать письмо-запрос


Указывают название документа, и количество страниц. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.

Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись. Как правило, он составляется на фирменном бланке организации.

Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде. Отправить можно разными способами:

    по обычной почте; по е-мэйл; передать по факсу; передать с курьером.

Если

Как правильно составить деловой запрос в организацию о предоставлении информации

Они аналогичны телефонным и личным разговорам.

Выделяют некоторые принципы ведения переписки:

  1. переписка предусматривает полную конфиденциальность;
  2. задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.
  3. к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
  4. оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;

Деловые письма имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:

  1. В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом. Это приведет к тому, что проблема не будет решена.
  2. На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется.

    Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.

  3. Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.

Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки.

Образец письма-запроса

Тогда ссылка должна оформляться по образцу: «В соответствии с п.

Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа». Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название. Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.

И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

– образец оформления в формате doc.

Еще пример письма-запроса Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г., а также сообщить об условиях платежа и доставки.

На этом считаю тему составления запроса достаточно раскрытой.

Письмо-просьба

Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.

Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.). Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  1. Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  2. а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме.

Оформляем письмо-запрос. особенности составления

Письмо-запрос пишется в свободном стиле, но требует включения реквизитов.

Письмо-запрос может быть оформлено как на фирменном бланке организации, так и на простой бумаге.

Преимущество использования фирменного бланка заключается в том, что на нем уже будут указаны все необходимые реквизиты компании: полное название организации, контактные данные, юридический адрес предприятия, ИНН, КПП и ОГРН. В правом углу бланка в дательном падеже указываются все необходимые сведения об адресате.
В последней строке можно выразить благодарность за удовлетворение запроса или надежду о дальнейшем сотрудничестве.

Примеры писем-запросов о предоставлении документов и информации вы можете скачать по ссылкам ниже.

Как в запросе на СКД сделать так чтобы выбирались все документы заказ клиента за определенный период на основании которых были созданы документы 1) Расходный кассовый ордер 2) Поступление товаров и услуг 3) Внутренне потребление, но не был создан на основании документ Реализация Товаров и Услуг?

Совет 1: Как составить официальный запрос

Отступив одну строчку, в этом же столбце напишите свою фамилию, имя, отчество с указанием адреса постоянного местонахождения, адрес электронной почты и телефон.

Это нужно для того, чтобы ответ на официальный запрос направили на ваше имя по почте, а в случае каких-либо проблем либо необходимости разъяснений связались по телефону.

2 Далее примерно в середине листа напишите название вашего документа. Это может быть «Официальный запрос», «Запрос на получение информации» либо «Информационный запрос». Начните ваше требование с обращения в адрес получателя письма, например, «Уважаемый Иван Иванович!» Далее с красной строки начните излагать суть вашего обращения.

Опирайтесь на законодательство и нормативные акты по непосредственной теме письма. Ведь чем полнее вы будете знать свои права по закону, тем более высока вероятность, что к вашему письму отнесутся более ответственно. 3 После описания

Как оформить официальный запрос

Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  1. «на основании наших предварительных договорённостей»;
  2. «для заключения договора».
  3. «в соответствии с заключенным договором»;
  4. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства.

Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать:

«В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…»

.

Совет 1: Как оформить официальный запрос

Если вы направляете запрос от имени организации, используйте фирменный бланк.

Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).
Просьбу частного лица можно написать от руки или напечатать на обычной бумаге формата А4. 2 Составьте «шапку» письма. В нее входят реквизиты обеих сторон, заголовок, обращение. Сведения об адресате письма разместите справа, в верхнем углу листа. Перечислите должность, фамилию и инициалы официального лица, которому направлен запрос, например, «Начальнику департамента образования администрации Томской области И.

И. Иванову». 3 Способ представления реквизитов автора письма зависит от его юридического статуса. Если отправитель запроса – организация, то сведения о ней приводятся на бланке в левом верхнем углу.