Правила написания деловых писем образец


Образцы делового письма. Как написать деловое письмо


В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  1. Написание проекта письма.
  2. Его согласование.
  3. Подписание.
  4. Изучение вопроса.
  5. Отправка адресату.
  6. Регистрация.

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения.

Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа.

Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев.

В каждом абзаце излагается один аспект информации.

Этикет делового письма.
Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей. Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма.

Общие правила составления деловых писем

И лишь потому, что целью такого послания является, как и прежде, подача предложения, на которое обязательно должен последовать конкретный ответ, влияние автора делового письма должно быть очень велико, поскольку побуждает адресата к действиям конкретного характера.

Примеры фраз делового письма.

Причём составляется текст таким образом, чтобы точка зрения автора представляла не его собственное отношение к проблеме, а взаимовыгодные интересы в её решении.Этикет делового письма предписывает не использовать местоимение «я», как это принято в личной переписке, здесь же уместен акцент на другое местоимение — «вы».
Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение. Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла.

Как правильно написать деловое письмо

Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т.

д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)». Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно.

По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
Оферта.

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику. Письма, отвечать на которые не нужно.

  1. Информационное;
  2. Письмо-напоминание.
  3. Гарантийное письмо;
  4. Сопроводительное;
  5. ;
  6. Письмо-предупреждение;

Письма, на которые нужен ответ.

  1. Требование;
  2. Прошение.
  3. Предложение;
  4. Обращение;
  5. Запрос;

Некоммерческие письма.

  1. Письмо-просьба;
  2. Письма с информированием о чем-либо;
  3. Письмо-приглашение;
  4. Сопроводительные письма.
  5. Письма с выражением соболезнования;
  6. Письма с поздравлениями по разным поводам;
  7. Письма, в которых содержатся рекомендации;
  8. Письма с инструкциями;
  9. Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
  10. Гарантийные письма;
  11. Письма с выражением благодарности;

Как правильно писать деловые письма?

Виды и структура делового письма

Цели его написания Коммерческие цели

  1. Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия — составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)
  1. Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)
  2. Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки — отправляйте письмо-запрос

Некоммерческие цели

  1. Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие — письмом-подтверждением
  2. Благодарите в благодарственном письме
  3. Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
  4. Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
  5. Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях

Деловое письмо

Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу. Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».

  • «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
  • «Скрытая копия». О факте отправки
  • «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.

Образец делового письма

Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных.

При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  1. вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  2. реквизиты отправителя и получателя,
  3. дата написания,
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

    • Деловое письмо образец

    Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т.

    д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции. Деловые письма имеют четкую композицию: •во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания; •в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар; •в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т.

    Шпаргалка делопроизводителя

    Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным.

    Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

      Излагаем цель написания письма. Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо. Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах. Подводим итоги. Ждем Вашего ответа! Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

    Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху по центру.

    Приложения нумеруются отдельно. Оформление приложений следует после текста письма: Приложение: 1.