Подшивка документов в архив


Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую


Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

    • На обложке проставляются данные:

    1. Номер тома.
    2. Срок хранения.
    3. Название организации.
    4. Заголовок дела.
    5. Индекс дела.
    6. Дата составления подшивки.
    7. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
    8. Количество листов в подшивке.

    Опись Каждый комплект документов снабжается описью.

    В ней содержится информация:

    1. Название документа.
    2. Дата подшивки.

    Как сшить документы для архива

    Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Существует масса правил по сшиванию документов.

    Не разрешено документацию скреплять степлером.

    Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью. При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными.

    Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом.

    Также указывается количество листов и дата нумерации. Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту. Какими нитками сшивать документы? О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео. Это один из самых простых вариантов.
    Для этого необходимо наметить три дырки.

    В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см.

    Подшивка документов. Как правильно подшить документы?

    Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь — о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины.

    Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.Если театр начинается с вешалки, то наша процедура — не иначе как с обложки.

    И выбор картонной «корочки» — одна из первых задач при процессе «упаковки» документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм.
    Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера.

    Рекомендуем прочесть:  Сколько стоит страховка на машину для начинающего водителя

    Если же по определенным

    Как правильно сшивать документы

    Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества.

    Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

    Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

    Как правильно заполнить рассказано здесь. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной .

    Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой?


    Далеко не каждый человек знает, зачем это делается.

    Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной . Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.
    А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде.
    Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа.

    Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются Ставятся они в верхнем правом уголочке.

    Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла.

    На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц.

    Совет 1: Как сшить документы для архива

    2 Уберите все скрепки и иные металлические детали. Если документ не имеет поля для подшивки, приклейте к нему бумажную полоску.

    Приготовьте все бумаги к прошивке, сделав наметки для четырех проколов и поместив их в картонную обложку. 3 Пачки документов необходимо зажать струбциной, проколоть при помощи шила или просверлить специальным устройством для прошивки документов. Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, используя суровую нить, шпагат или ленту.

    4 Для правильной прошивки необходимо продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и вернуться опять ко второму отверстию. После этого иглу надо вывести на лицевую сторону и прошить второе отверстие, но уже сверху. Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, чтобы нитяные хвостики можно было заклеить бумагой (калькой).
    5

    Оформляем дела на постоянное хранение

    При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

    1. Если организация не является источником комплектования государственного архива.
    Рекомендуем прочесть:  Оплата дежурств медицинских работников за пределами занимаемых ставок

    Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

    Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

    Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном

    Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

    Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. 1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; — включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; — группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; — документы постоянного и временного сроков хранения

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

    Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер.

    Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.

    Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.

  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год.