Где хранятся трудовые книжки если компания на аутсорсинге


На что обратить внимание при передаче кадрового документооборота на аутсорсинг


Воспользовавшись рекомендациями коллег, HR-директор обратился в несколько юридических и аудиторских фирм и выбрал ту, которой готов доверить кадровый учет своей компании. Надо решить, как оформить свои взаимоотношения с фирмой.

Так как договор аутсорсинга законодательством не предусмотрен, часто заключают договор возмездного оказания услуг, иногда – о техническом и абонентском обслуживании. Надо сделать так, чтобы он не выглядел, как прикрытие для обналичивания денег. Но в этом помогут юристы компании.

Для HR-а главное – понять, чему уделить особое внимание, передавая на аутсорсинг кадровый документооборот, что прописать в договоре со сторонней фирмой, чтобы она выполняла все так, как нужно.

Не бойтесь передавать часть работы на аутсорсинг.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами.

Мы делаем это много лет и довольны своими партнерами Кадровый документооборот для нашей компании ведет аутсорсинговая фирма. Она, по сути, выполняет большую и трудоемкую работу, облегчая нашу жизнь.

В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале .

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления

Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

В данной ситуации операторами являются и организация-работодатель, и аутсорсинговая компания.

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных.

Поскольку аутсорсинговая компания не является для работника работодателем и не связана с ним никаким договором, то ей необходимо получить согласие субъектов на обработку персональных данных. В качестве основных преимуществ аутсорсинга можно выделить следующее: — экономия денежных средств — затраты на содержание штатных сотрудников отнимают существенную часть прибыли компании.

В дополнение необходимо оплачивать страховые взносы, больничные листы, отпуска и т.д. Аутсорсинг предлагает оплачивать только те часы, которые сотрудник затратил на выполнение трудовых функций. Отчислять взносы и налоги за таких сотрудников заказчик не должен. — экономия временных затрат — заказчику не нужно тратить время на поиск и подбор сотрудников на рынке труда.

Может кадровик заверять по доверенности кадровые документы другой организации?

Примечание: как сказано в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Рекомендуем прочесть:  Отчет от строй контроля заказчику

№ 225 «О трудовых книжках», учитывать и хранить трудовые книжки должен работодатель. Он же отвечает за то, как ведутся и выдаются книжки, ставит печать организации (п. 42 постановления Правительства РФ № 225).

Работать с трудовыми книжками могут: работодатель и уполномоченные им лица; работники кадровой службы или иного структурного подразделения компании; бухгалтерия (п. 3, 8, 41 постановления Правительства РФ № 225). Как видите, в этом перечне есть некое уполномоченное лицо. Но вряд ли им может быть сторонний сотрудник.

Следовательно, трудовые книжки должны храниться у работодателя, и лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, должен быть либо сам руководитель, либо сотрудник Вашей организации. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.

Ответ: Какие возникают риски при оформлении

Передаем учет аутсорсеру


Ведь договор заключается с аутсорсинговой компанией, а не с ее сотрудниками, а значит, ни средняя, ни среднесписочная численность работников у заказчика не увеличивается, .

А это может позволить организации при соблюдении иных условий:

  1. перейти на УСН (ЕНВД) или удержаться на спецрежиме, не превысив предел численности, , , ;
  2. сохранить статус малого предприятия.

Организация на общем режиме вознаграждение аутсорсера в зависимости от того, что именно он выполняет, может учесть как расходы:

  1. на юридические и информационные услуги;
  2. по ведению бухучета;
  3. на консультационные услуги.

Если аутсорсер применяет общий режим, то при наличии счетов-фактур и актов заказчик услуг на ОСН вправе принять входной НДС к вычету. А вот для организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» передача на сторону учета может быть не так выгодна.

Без проблем учесть в расходах можно только бухгалтерские и юридические услуги.

Кадровое делопроизводство дистанционно

При этом специалисты аутсорсинговой фирмы не приезжают в офис компании, то есть работа осуществляется полностью дистанционно.

Если аутсорсинговая фирма находится в том же городе, то можно также организовать передачу документов с курьером, но при интенсивном документообороте будет слишком накладно отправлять курьера туда и обратно целыми днями. Какие решения по организации полноценного ведения кадрового делопроизводства и документооборота возможны для вышеозначенных ситуаций:Решение 1 Функция по взаимодействию со специалистом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, например, на секретаря (офис-менеджера).
Для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного

Рекомендуем прочесть:  Потратить мат капитал на квартиру в строящимся доме

Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

Они имеют свое рабочее место и программное обеспечение.

Владельцы аутсорсинговых компаний заинтересованы в повышении уровня квалификации своих специалистов, так как это позволяет развиваться и привлекать новых клиентов.Аутсорсинг представляет собой следующее: специалист числится в компании-аутсорсере, которая получает задание от организации-заказчика.

Подчиняется этот специалист своему непосредственному начальству, однако контролируют его обе стороны: и заказчик и непосредственный работодатель.Предоставив возможность заниматься вспомогательными процессами сторонней компании, организация может все силы направить на решение своих основных задач.

Некоторые бизнесмены полностью передают в руки третьих специалистов и бухгалтерию и кадровое делопроизводство. Но другие пока опасаются это делать, так как при передаче дел возникнет необходимость доверится чужой компании и показать ей все свои денежные потоки.

Можно ли передать трудовые книжки на аутсорсинг

Вести аутсорсинг кадрового делопроизводства можно и отдельно от расчета заработной платы.

Хотя, как правило, работодатель одновременно передает на аутсорсинг обе функции, поскольку они сильно связаны между собой как на уровне данных, так и на уровне процессов. Общий центр обслуживания – это централизованное подразделение, которое оказывает услуги по ведению кадрового делопроизводства работодателя.

Основным преимуществом общего центра обслуживания является то, что он существенно упрощает работу с кадровыми документами работодателя.

Стоит учесть, что удаленное оказание услуги кадрового делопроизводства тем затруднительнее, чем крупнее компания. При численности персонала более 500 человек рекомендуем обратиться к аутсорсинговой компании, имеющей общий центр обслуживания, или задуматься об организации собственного единого центра.

Тем не менее создание собственного общего центра требует существенных людских и финансовых ресурсов и может занять от 6 месяцев до года.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши.

Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии. Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии.

Отчеты содержат сведения:

  1. О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).
  2. О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.